第一章 公 务 文 书

第一节 公务文书概述
一、 公文的概念与特点
（一） 公文的概念  
公务文书又称公务文件，简称公文，有广义和狭义之分。广义公文指国家机关、社会团体、企事业单位在公务活动中遵照一定的规范格式形成的文书材料。其中包括行政公文、事务文书、各类专用文书等；狭义公文专指行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，具有其他文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式。
无论从事行政事务，还是从事专业工作，都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务，以保证协调各种关系，决定事务，使工作正确、高效地进行。
（二） 公文的特点
公文具有政策性、权威性、法定性、规范性、程序性、庄重性的特点。
1. 政策性
公文作为行政机关处理行政公务的文书，其内容必然同党和国家的各项方针、政策密切联系，因此具有鲜明的政策性。各级机关使用公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策，以有利于社会主义制度，维护人民的利益。
2. 权威性
公文是机关或组织在职能活动中形成的，是职能活动的直接产物。各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力，不允许任意违背。公文的具体内容和制定程序必须符合法律和有关规章的规定，否则无效。公文法定的权威性取决于两个方面，二者缺一不可： 一是公文制发机关的法定地位和职权；二是公文本身内容的合法性。
3. 法定性
撰写和制发公文不是个人行为，所代表的是机关或组织。公文的作者必须是法定的，公文的法定作者指依法成立并能以自己的名义行使职权和担负义务的机关或组织。因此，它的内容受法律、工作需要和领导人指示的制约。
4. 规范性
公文有规范的体式，主要表现在两个方面： 一是指撰写公文所采用的语体必须是现代汉语语体；二是指公文的格式，即公文结构与公文各组成部分的文字符号在载体排列上有一套固定的形式。

第一章 公务文书应用文写作  
5. 程序性
公文的制发具有程序性的特点。公文由法定作者制发，在撰写和制发的过程中，它要受公文处理程序的严格制约。要严格按照制文程序和收文程序来进行。制文程序： 草拟-审核-签发-复核-缮印-注册-用印-发文登记-分发九个步骤。收文程序： 签收-登记-分办-批办-承办-催办等程序。
6. 庄重性
公文写作是一项严肃的工作，要维护公文的政策性和权威性，就要求反映事物客观实际，就必须保持准确、严肃、鲜明、庄重的文体特点。意见态度要明朗，选词用语要严谨准确，文字要朴实庄重，从而形成义正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。
二、 公文的作用与分类
（一） 公文的作用  
1. 准绳作用
公务文书有很大一部分是用于公布法律和法规，如条例、规定、通则等，这些公文一旦经国家权力机关通过并发布实施，就具有法律效力，社会成员都必须自觉遵守，不得违反，否则将受到不同程度的处罚。其他如布告、通告等，要求下级机关及有关人员“遵照执行”或要求社会成员“共同遵守”，也会在一定范围内具有法定的权威性和不可逾越的约束力，发挥法规作用，成为人们行动的准绳和标准。
2. 管理作用
自古以来，应用文就是对社会进行管理的工具。在现代社会，其工具性更为突出。在社会成员的公务活动中，上级机关对下级机关发布的公文，如决定、指示、批复等，主要起指挥作用，下级机关必须“遵照执行”或“参照执行”。同时，下级机关所作的请示、报告、总结等，是为了及时反映基层情况。总之，公务文书的起草、定稿、发布，都是与管理行为同步发生的，是管理工作中不可缺少的有机组成部分。
（二） 公文的种类
公文可按照不同的标准来划分。
(1) 按照国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，共有13种公文： 命令（令）、议案、决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项；决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排。
决定适用于对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则。
公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章；传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部。
通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。
请示适用于向上级机关请求指示、批准。
批复适用于答复下级机关请示事项。
意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准等。
会议纪要适用于记载和传达会议情况和议定事项。
 (2)  按行文的方向分为上行文（指下级机关向所属上级机关发文，如请示、报告等）、下行文（指上级机关向所属的下级机关行文，如决定、指示、批复等）、平行文（指相互没有隶属关系的同级机关或者不属同一系统的机关之间的行文，如函等）、通行文（指可以同时上行、下行或者平行，有的还向社会公布的公文，如意见、会议纪要、公告、通告等）. 
 (3)  按公文的内在属性分为指令性公文（命令、决定等）、指导性公文（意见等）、知照性公文（通知、通报等）、公布性公文（公告、通告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要）. 
 (4)  按公文的办理时限要求分为特急件（要求来文1天内办理完毕）、急件（要求来文3天内办理完毕）、一般（要求来文7天内办理完毕）. 
 (5)  按保密程度分为绝密公文（指党和国家核心机密公文）、机密公文（指党和国家重要机密公文）、秘密公文（指党和国家一般秘密公文）、普通公文（指不涉及密级的一般公文）. 
 (6)  按公文的规范程度和约束力分为规范性公文和非规范性公文。
 (7)  按公文的载体分为传统纸质公文和电子公文。
三、 公文的基本格式
公文写作的要求很高，既要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作环节，并且有较好的文字语言功夫，又必须首先掌握公文的基本格式。
我国公文有统一的规定，它的格式、种类、行文规则、办理等都是全国统一的，一般遵照国务院办公厅2000年8月发布、2001年1月1日起实施的《国家行政机关公文处理办法》和1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》. 
通用公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附件、主题词、抄送机关、印发机关和时间等部分组成。部分简单的公文可省略其中一些内容，其中标题和正文是写作的重点。
公文文本的基本格式如下： 
份号秘密等级
紧急程度 
××××文件
××发〔200×〕×号
标  题 
××××(主送机关):   
正 文 
附件：  
××××(发文机关)
200×年×月×日 
主题词:  ×× ×× ×× 
抄 报： ×××× ××××  抄 送： ×××× ×××× 
××××办公厅200×年×月×日印
共印××份公文文字从左至右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。在民族自治地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。
（一） 文件版头
正式公文一般都有统一规格，标明发文机关的专用版头。版头以套红大字印有“××××(机关名称)文件”字样，下加一条红线。公布性文件，如公告等通常不用版头。版头的样式如下所示：0000001机密★一年
特急


××市人民政府文件

×政发〔2009〕12号签发人： 李××
  在这一部分中，包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。
公文内容涉及国家机密时，应根据机密程度，分“绝密”、“机密”、“秘密”三级，其中 “绝密”、“机密”公文还要标明份数序号，如“编号000××”或“No.000××" ，印在文件版头左上方，以便查对、清退。密级的位置，通常放在公文标题右上方醒目位置，同时标明保密期限。划分机密等级力求准确，宽了会造成失密，严了会妨碍工作开展。密级不同，公文递送方式也不同。
紧急程度是公文送达和办理时限的要求，有“急件”、“紧急”、“特急”三种。标明紧急程度是为了引起特别注意，保证公文时效和紧急工作的及时处理。紧急程度的书写位置没有统一要求，为了醒目，常写在标题或编号的左侧或放在版头的右上角。有时紧急程度不单独标出，而是放在标题中的公文种类前面，如“国务院关于控制各单位上年结余存款的紧急通知”. 
发文字号，包括机关代字、年份、序号。编写发文字号的作用是有利于统计发文数量，便于公文管理，有利备案查找，在引用时，可以作为公文的代号使用。如“审办发〔2010〕6号”，代表审计署(局)办公厅2010年第6号文件，“审办发”是审计署(局)办公厅的代字， "〔2010〕”是年号， "6号”是发文顺序号。编号的位置，凡有文件版头的，放在文头名称的下面；凡无文件版头的，放在标题的右侧方。几个机关联合发文，只标明主办机关发文字号。
上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。
（二） 主体部分
主体的样式如下所示:

××市人民政府关于农产品调价的通知
各市、区、县： 




 …………………………. 


………………………………………….  
附件： 1. 《粮食价格限定表》
2. 《农副产品价格限定表》



×  ×  市  人  民  政  府二○ ○九年四月四日
（传达至群众）
此一部分是公文最重要的部分。字体一般为三号仿宋体字，行距一般在25～35磅。用纸国际上通用A4纸，党委机关常用16开纸。页边距左右常留28mm,上下常留25mm。页码常选“1" 、 "-1-" 。构成要件包括： 
1. 公文标题
标题应当准确地表明文件来源，简要地概括主要内容及其性质使用，一般由发文单位、事由和文种三部分组成。有版头的文件或法规性文件、计划和总结、通知和通报，可省略发文单位，有时或只标以文件种类，如《通知》。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号，但可加引号。标题常用黑体或宋体，字号在三号至二号之间。公文标题中经常使用“关于” 字样，起关涉、介绍、提示、隔离的作用，与事由部分组成介宾结构，大多数情况下不能省略。
2. 主送机关
主送机关是行文的主要对象，即要求主办或答复此份文件的对方单位。准确地确定主送机关是公文发出后能否及时得到处理的关键。对下级发出的指示、通知、通报等称为普发公文，可以主送几个以上机关，凡其下属机关都是主送机关；向上级报告、请示的公文，一般只写一个主送机关，不能多头主送，如需报送另一个上级机关时，可以用抄报的形式，以免责任不明，处理延误。布告、通告、公告等公布性公文，不写主送机关，可在发表或发送时，另附一个通知或公函给主送机关。主送机关一般写在正文之前、标题之下，顶格写，后接冒号，以引起下文。
3. 正文
正文是公文的主体、核心部分，也是公文写作的难点。其作用是： 直接体现党和国家的方针政策，反映文件作者的意图。发文的目的能否实现，主要在于正文的书写。因此，正文的写作应该观点鲜明，内容清楚、简洁、通畅，标点符号准确。正文一般在主送机关之后另起一行空两格书写。正文一般分为开头、中段、结尾三个部分，不同文种的正文结构还有些细微的差别。
开头要开篇明意，简要说明发文的根据和理由、发文的目的或结论。说明根据，常用“根据”、“遵照”等领起；交代原因，常用“由于”、“因于”、“鉴于”等；介绍目的，常用“为了”、“为”等领出下文。也可概述情况，阐明观点，表明态度，提出问题，慰问祝贺等。如是复文，要引述来文的日期和标题。中段则要根据办文的目的、国家的有关政策，将情况、问题、要求阐述清楚。内容较多的，可依次表述，或分段写，或用序数表明项目，以资醒目。其结构层次有一定的要求： 第一层为“一、”第二层为“（一）" ，第三层为“1." ，第四层为“ (1) " ，第五层为“①" 。结尾应简洁明晰，向对方提出要求，请求解决某项问题。结尾用语按照行文关系，要写得妥帖得体： 上行文，可用“以上报告妥否，请批示”、“以上报告如无不妥，请批转”；平行文，可用“专此函复”、“特此通知”；下行文则常用“希遵照执行”、“此复”、“此令”等语。
4. 附件
附属公文正文的材料叫公文附件。它是公文的补充说明或参考材料，是公文的重要组成部分，但并非每份公文都有附件。公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称全称及件数，不可略写成“附件如文”或“附件×件”. 
5. 发文机关
发文机关又称落款，应写在正文的右下方，与正文保留适当的空格，以便盖章。发文机关应写明全称或者规范化简称，以示严肃负责。以机关领导人名义行文时，应冠以职务、身份。联合行文时，主办机关应当排列在前面。标题下有签注的则不落款。有些规章、命令、契约式的应用文，下发时落款单位下一行还要写明签署领导人职务和姓名，如“县长 ×××" 、“厂长 ×××" . 
6. 发文日期
发文日期是公文生效的起始时间，一般以机关领导人签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准；会议通过文件以会议通过日期为准；一般性例行公文如通知、函等以实际发出日期为准；法规性公文以公文的批准日期或公文最后专门规定生效、执行的日期为准，如“本条例自发布之日起施行”. 
发文日期写在公文末尾、发文机关下面，并稍向右错开。年月日须完整，年份不得略写，如“2009年”不得写成“09年”。日期可用“二○○九年三月十日”、 "2009年3月10日”，用文件头发的公文只能用前一种。常见错误有“二○○八年三月十日”中的“○”用阿拉伯数字“0”或英文字母“O”代替。
7. 盖章
盖章是表示发文机关对公文生效负责的凭证，应按GB9704-88“国家标准”规范执行，端正、清晰地盖在成文日期上，做到上不压正文，下压成文日期年月日4～7个字，俗称“齐年盖月”，不得采用“此页无正文”的写法盖章。除会议纪要外，公文都应当加盖印章。联合上报的非法规性文件，由主办机关加盖印章。单一发文的印章，盖章就代表单位，因此不再打单位名称，将章直接盖在日期上。联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章，但相互不交叉，不相切，不远离。领导机关大批印发的公文，因使用了规定格式的文件版头，并由机关交通递送，所以不盖印章也同样生效。
8. 阅读范围
上级机关对下级发文，根据工作需要和机密程度，有些公文还要注明发送和阅读范围。阅读范围通常写在发文日期之下，抄报、抄送单位之上偏左的位置，并加括号，如“(此件发至县、团级)" 。行政性、事务性的非机密公文，向上级机关的报请性公文都不必规定阅读范围。
（三） 版记部分
置于附注之下的部分，包括主题词、抄送机关、印发机关、印发时间、印发份数等要素。版记的样式如下所示：

主题词： 粮食 调价 通知抄送： ……, ……, ……, ……. ××市人民政府印发2009年3月4日印制共印40份  1. 主题词
主题词又称关键词，是文件中表达主旨、代表内容特征并可供制作索引、检索文件主题依据的词或词组。自“国发〔1986〕1号”文件，即《国务院关于发布〈中华人民共和国银行管理暂行条例〉的通知》，在我国公文史上首开标注主题词的范例以来，各地党政机关文件依例而行。一篇公文标注的主题词一般为3～5个词或词组，也可略少略多，不要求表达一个完整的意思，不考虑语法结构、词语搭配，仅仅是简单的组合，其间不用标点符号。选定的主题词必须是公文领域中经常出现的、在检索工作中有一定使用频率的、最基本的单词和词组。主题词的词义必须明确清晰，具有单义性，排除有歧义的概念，以准确鲜明地突显文件的中心思想。
标列主题词通常有下列几种： 
 (1)  文件标题摘录。这是最简单的一种方法，即从文件标题中的“事由”部分摘录关键性词语。如《国务院关于加强预算外资金管理的通知》的主题词为“预算 管理”. 
 (2)  文件正文提取。在文件的标题文字或过少难以提取，或过多需要概括的条件下，则可从正文内选取恰切的单词、词组作主题词。如《国务院关于清理和整顿“小金库”的通知》主题词为“纪检 财务”. 
 (3)  题文结合撮要。此法为前两种方法的结合，即将文件标题和正文中的关键性词语结合而成为主题词。如《省委、省政府关于贯彻落实〈中共中央、国务院关于制止机构、编制和干部队伍膨胀的通知〉的通知》主题词则为“组织机构 人事 法制”. 
 (4)  批发文件择重。凡批转、转发性文件，凡发布法规、条例的文件，重点都在被批转、被发布的文件上，其主题词只能从重点文件内选择。例如，《国务院批转国家语言文字工作委员会关于废止〈第二次汉字简化方案(草案)〉和纠正社会用字混乱现象请示的通知》主题词即为“语言文字”. 
 (5)  标注文种不一。分析主题词同文种的关系，通常有两种情况： 一是法规类文件标注文种，凡决定、规定、条例性文件，主题词的最后一个单词均为文种，如《国务院关于发布〈中华人民共和国内河交通安全管理条例〉的通知》主题词为“交通 水运 安全 管理 条例”, 《中共辽宁省委、辽宁省人民政府关于开展城乡横向经济技术联合兴办乡镇企业的若干政策规定》的主题词则为“横向经济 技术联合 规定”；二是通知类文体一般不标文种，通常性的通知文体，主题词内多不注文种。可是极少数重要件也可标注，如《国务院关于做好放开名烟名酒价格提高部分烟酒价格的通知》主题词即为“商品 价格 通知" . 
具体说来，主题词位于文尾部分第一条间隔线之上，其字号与正文同，“主题词”三字使用粗体，以示醒目。在顶格排印的“主题词”之后，将词或词组依次排开，间隔处空出一个字的位置。
2. 抄报、抄送
抄报、抄送单位是指协助承办或需要了解公文内容的有关单位。上行文列为抄报，平行、下行文列为抄送。为了提高工作效率，节省人力、物力，必须避免滥抄滥报，但也要防止漏抄漏报，以免工作脱节，影响协调。抄报、抄送单位名称列于公文末页下端。
3. 印制机关名称、印制日期及印制份数
最后写明印制机关名称、印制日期及印制份数。
为了整齐美观，文尾的报、送单位，印刷单位，印发时间，一般均用两条线段隔开，文件份数印在最后。
四、 公文写作的注意事项
草拟公文是非常复杂的过程，从构思到脱稿都要一丝不苟。
动笔前应当做到： 
 (1)  了解领导意图，弄清本文件的性质、行文目的、任务和范围；
 (2)  认真阅读有关文件，明确政策界限；
 (3)  熟悉业务，必要时进行调查研究，了解实际情况。
起草过程中时，应当注意以下事项： 
 (1)  要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。公文撰写者必须具有一定的政策理论水平，对党和国家的方针、政策、法规能够总体把握，具有分析问题、解决问题的能力。
 (2)  简明扼要，行文严谨。写作时要把握不同公文文种的特点，行止有序，用语简洁。
 (3)  谦虚谨慎，勤勉及时。公文有时效性要求，因此公文撰写要迅速、及时，不能拖延。
 (4)  贵在得“体”。对于不同的行文关系、行文方向，语气上要有所区别，不仅合乎体式，还要合乎身份。 
 (5)  坚持一文一事(综合性报告除外)的原则。
 (6)  人名、地名、数字、引文要正确。时间一般要写具体的年月日。使用数字时，除公文编号、统计表、计划表、序号、专用术语和其他的必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。
文件起草后要做到： 
 (1)  反复检查、修改公文内容，看内容是否明确、完整、突出，修改观点错误、浮泛空洞、文不切题、含混冗杂、不合逻辑之处。也要看是否紧凑、合理，修改杂乱无章、上下脱节、主次详略不当等毛病。
 (2)  推敲语言，校对文字，看是否精练、合乎语法和逻辑，改掉用词不当、啰唆累赘、逻辑错误之处。还要看文字是否规范，改正错别字、标点错误和文面款式毛病，避免生造词语、滥用简称等问题。
 (3)  检查公文格式是否合乎规范。检查文种、标题、主抄送单位、附件、附加标记有否问题，如有问题应立即更正。思考题
1. 公文有哪些特点？这些特点与公文格式有什么关系？
2. 公文写作有哪些注意事项？结合写作实践，谈谈自己的体会。
第二节 通知 通报一、 通知（一） 文种释义  在诸多法定公文中，通知是使用范围最广、使用频率最高的一个文种，被誉为公文中的“轻骑兵”，属于典型的下行公文。《国家行政机关公文处理办法》中明确规定： 通知是“适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。
从这个概念中可以看出，通知具有发布性、指示性、中转性的特点。
 (1)  发布性是指通知一般可用于党政机关内部发布有关法规和规章。
 (2)  指示性是指通知也可用于发布要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，但必须以机关办公部门名义行文，这是和“指示” （必须由领导机关的名义行文）不同的地方。
 (3)  中转性是指通知还可用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文。从公文走向上来看，可分为三种情况： “上转下”指上级机关将某一下级机关的公文批转给所属下级机关，在转发的同时具有批复性；“下转上”指将上级机关的来文转发给所属下级机关；“平转平”指将平级机关或不相隶属机关的来文转发给所属下级机关。
(二) 基本格式
通知一般由标题、发文字号、主送机关、正文、签署、附件等部分组成。
1. 标题
作为通知的标题，一般由发文机关、事由和文种三部分组成。有时也用省略式，即省略发文机关。有的连事由也省略，只写文种“通知”，并根据具体情况写明“紧急通知”、“重要通知”或“补充通知”等。
2. 发文字号
为完全式，包括发文机关代字、年度全称（年份）、发文顺序号。其中，年度全称要用六角括号“〔〕”括上。如“国办发〔2010〕41号”(“国办发”是国务院办公厅的发文机关代字)即国务院办公厅颁发的2010年的第41号文件。
3. 主送机关
除在报纸等新闻媒介上公布的知照性通知外，所有通知都须有主送机关，即必须指定此通知的承办、执行和应当知晓的主要受文机关。这些机关一般为直属下级机关或需要了解通知内容的不相隶属的单位。主送机关在正文前顶格书写，用冒号引领下文。
4. 正文
通知一般由事由、事项和结尾三部分组成。事由是通知的开头，一般要写明制发通知的缘由、目的、依据或情况，要求简洁明了，说理充分；事项则要写出通知的内容，即要求受文机关承办、执行和应予以知晓的事项，需完成的任务、达到的要求等，要求具体可行，如果内容比较复杂，可分条列项写出；结尾常用“特此通知”、“专此通知”之类的习惯用语作结。
5. 签署
在正文右下方写明发文机关的名称和日期，并加盖制发通知机关印章。
6. 附件
附带的部分，随公文一并发出的其他公文或材料，附件与正文有同等效力。告知性通知及批示性通知常带有附件。
(三) 文种的分类与写法
根据通知的适用范围，可分为如下几大类别： 
1. 指示性通知
上级机关就某项工作对下级机关有所指示和安排，而又不宜用“决定”等形式发文时所用，具有鲜明的政策性、权威性和原则性。
例文:  
中共哈尔滨市委办公厅 哈尔滨市人民政府办公厅
关于切实做好我市市政供水管网临时停水期间有关工作的紧急通知
哈办发〔2005〕31号各区、县（市）党委和人民政府，市委各部办委，市直各党组、党委（工委）:  
据国家有关部门通报，日前发生的吉林石化公司苯胺装置爆炸事故，已造成松花江水体严重污染。根据预测，污染水头将于11月22日13时左右到达松花江哈尔滨段。由于我市生产生活用水大部取自松花江干流，水体污染将导致全市饮用水水质下降，直接危害人民群众的身心健康。为维护正常的供水生产秩序、保障人民生命安全，市委、市政府决定，从11月22日中午12时起，市政供水管网临时停止供水，停水时间约为4天。现就做好市政供水管网临时停水期间的有关工作紧急通知如下： 
一、 切实做好宣传引导工作。这次因松花江干流水质污染而导致的全市市政管网大范围、长时间临时停水，是我市历史上从未发生过的涉及公共安全的突发性事件，广大人民群众和社会各界对此思想准备不足，如不加以正确引导和积极防控，不仅会影响全市正常的生产生活秩序，而且极易引起社会恐慌。党中央、国务院和省市党委、政府对这次松花江水质污染事件高度重视，市政府已启动了紧急处理预案，有关部门正在严密监控，并采取各种有效措施，切断污染源，降低污染物浓度，确保饮用水安全。各级党委和政府要通过各种渠道，将松花江水质污染及防控情况向广大群众通报，使广大群众了解真实情况，相信党和政府有能力处理好这次水质污染事件。各级宣传部门和新闻媒体要发挥正确的舆论导向作用，积极宣传党和政府处理水质污染事件所采取的果断措施，并把握好宣传报道的角度，杜绝各种不负责任的炒作行为。处置好这次水质污染事件，确保临时停水期间整个城市正常的生产生活秩序和社会稳定，是对全市广大党员干部的一次严峻考验。各级党组织和广大党员要充分发挥战斗堡垒作用和先锋模范作用，精心做好宣传解释和群众的思想工作，稳定群众情绪，引导广大群众不听信、不传播各种谣言，自觉地做好维护社会稳定工作。
二、 确保城乡饮用水安全。各区特别是沿江县（市）的党委、政府以及市直各部门，要组织各级领导干部深入基层、深入群众，按战线分工负责，按社区分片包干，把工作做细、把情况说明，做到家喻户晓、不留死角，确保人畜不饮用污染水源，确保人民群众基本生活用水的安全。
三、 精心安排好临时停水期间的供水、用水和储水工作。各级党委、政府要按照优先保证群众生活需要的原则，精心安排好供水、用水和储水工作。要启动全市现有的所有地下水井，在确保水质安全的前提下，加大地下水的生产供应。要动员社会各方面力量做好储水工作，公安消防、环卫等部门和企事业单位要调动所有储水设施储备生产生活用水。要动员居民家庭做好生活用水的自储自备工作。要重点保证学校、医院、幼儿园、养老院、公共食堂、部队等单位和贫困群众的供水工作，安排好重点企业的生产用水。临时停水期间，暂时停止洗浴、洗车等耗水行业的营业，适当保证餐饮商服用水，采取严格的节水措施，减少水资源浪费。要切实保证供热取暖用水，做好供热单位和居民小区的储水、补水工作，确保供热秩序基本正常。
四、 加大市场供应和监管工作。各级党委、政府要组织商务部门全力做好桶装水、瓶装水以及日用食品等货源的生产和市场供应工作，防止可能出现的部分产品（饮品）脱销情况的发生。工商、物价和公安部门要加强对市场的监管，采取联合行动和果断措施，防止并打击哄抬物价、囤积居奇及人为制造市场恐慌和社会恐慌等行为。
五、 切实加强社会治安工作。各级公安机关要加强社会治安的防控工作，对造谣惑众、哄抢物资、扰乱治安等违法行为依法严肃处理，确保正常的社会生产生活秩序。
六、 加强值班值宿和信息反馈工作。各级党委、政府要认真落实值班值宿制度，领导干部要确保在岗在位。要建立应急指挥体系，并确保有效运转。要严格执行重要信息报告反馈制度，及时将防控工作情况报告上级机关。对迟报、漏报、瞒报、谎报重要信息和因失职、渎职造成重大损失的当事人及有关领导，要严肃追究责任。

中共哈尔滨市委办公厅
哈尔滨市人民政府办公厅
2005年11月21日
（文章来源： daisywalker,http://blog.sina.com.cn) 
这是一篇比较典型的指示性通知。此类通知一般采用“据……" 、“为了……”等语句说明通知缘由，然后以“特通知如下”等惯用语引起下文。而事项部分则交代指示的具体意见，在内容上必须表达明确、条理清楚、详略得当，提出的要求要切实可行，对有关时限、地点、规定、办法、任务等要交代清楚，便于受文单位具体操作。
2.  印发、转发、批转性通知
用以印发、转发上级、同级、不相隶属单位来文，批转下级有关公文，指导下级机关工作的通知。此类通知的正文须把握三点： 对印发、转发、批转的文件提出意见，表明态度，如“同意”、 “原则同意”、 “要认真贯彻执行”、“望遵照执行”、“参照执行”等字样，还要写明所印发、转发、批转文件的目的和意义，提出希望和要求。
例文1:  
国家语委关于印发
《国家语委语言文字应用科研工作“十一五”规划》的通知
国语函〔2007〕4号各省、自治区、直辖市教育厅（教委）、语委、民语委，新疆生产建设兵团教育局、语委： 
“十五”期间，我国语言文字应用研究取得了丰硕成果，在语言文字规范标准的研制、面向信息处理的语言文字应用研究、社会语言生活状况的跟踪监测研究以及研究手段与信息服务手段的现代化等方面，都取得了明显进展。
为进一步推动“十一五”期间语言文字应用研究工作和应用语言学学科建设，促进社会语言生活的和谐发展，现将《国家语委语言文字应用科研工作“十一五”规划》印发给你们。请各地参照此规划，结合本地实际，安排好“十一五”期间语言文字应用科研工作。
附件： 国家语委语言文字应用科研工作“十一五”规划

二○○七年四月三十日
教育部办公厅
附件
国家语委语言文字应用科研工作“十一五”规划
（略）
［文章来源： 中华人民共和国教育部（http://www.moe.edu.cn) ］
印发性通知的结构比较简单，说明缘由，提出要求，将印发的文件作为附件印发下去即可。
例文2:  
××省人民政府办公厅转发
《国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知》的通知
×政办发〔××××〕××号 各市、县（区）人民政府，省人民政府各工作部门、各直属机构：  
现将《国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知》（国办发明电〔1997〕28号）转发给你们，请认真遵照执行。

××省人民政府办公厅
××××年×月×日
国务院办公厅关于禁止非法买卖人民币的通知 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：  
目前，非法倒买倒卖人民币的问题比较严重，影响了人民币的正常流通，破坏了人民币的信誉。为加强对人民币的管理，打击非法买卖人民币的行为，根据《中华人民共和国中国人民银行法》有关规定，经国务院批准，特作如下通知：  
一、 禁止非法买卖流通人民币（包括纪念币，下同）；经营已退出流通的人民币，必须经中国人民银行批准。
二、 未经中国人民银行批准，任何单位和个人不得装帧和经营装帧的流通人民币。
三、 违反以上规定的，视情节轻重，由工行政管理部门没收一定物及非法所得，并按有关规定予以处罚。
四、 各金融机构及其从业人员不得利用职务之便支持、参与人民币的非法买卖活动，对违反规定的要从严惩处。
五、 对在中国境内非法买卖外国货币的，比照上述规定办理。

国务院办公厅 
一九九七年七月四日
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
转发性通知结构相对比较简单，说明缘由，提出要求，将需转发的文件附于其后即可。
  例文3:  
国务院关于批转国家税务总局关于 
加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作意见的通知 
国发〔1997〕12号 各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：  
国务院同意国家税务总局《关于加强个体私营经济税收征管强化查帐征收工作的意见》，现转发给你们，请遵照执行。
加强个体、私营经济税收征管，强化查帐征收工作是规范个体、私营经济管理，促进个体、私营经济健康发展的重要措施。各级人民政府要高度重视，切实加强领导，协调税务、工行政管理、公安和金融等有关部门，积极稳妥地做好这一工作，并帮助税务部门解决工作中出现的困难和问题。国家税务总局要结合深化税收征管改革，切实做好对这项工作的组织指导和监督检查。各有关部门要相互支持、密切配合，确保这项工作的顺利进行。
本通知的具体实施意见，由国家税务总局会同有关部门制订。本通知的贯彻执行情况，各省、自治区、直辖市和计划单列市人民政府应于七月底前报告国务院，同时抄送国家税务总局。
附件： 关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作的意见

国务院 
一九九七年二月十八日
附件
关于加强个体私营经济税收征管理化查帐征收工作的意见
（略） 
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
请注意批转性通知的标题除了发文机关、事由、文种以外，又增加了“原发文机关”，同时还出现了“批转”的字样。批转性通知正文的写作顺序是先“批”后“转”，先以发文机关的身份简要写出对批转文件的基本意见或态度，写批语“同意”等字样，而后“转发”给下级机关，并根据所批转文件的性质及重要性写出“请参照执行”之类的要求。而事项部分则简述所发文件的意义，贯彻执行的时限、方法、目标，最后提出希望。因此，批转性通知的结构比印发和转发性要复杂。
3. 颁发（发布）性通知
用于上级机关发布一般性行政法规、条例、办法等公文时使用的通知形式。行政法规、条例、办法具有指挥效力，而这种效力必须通过通知的发布才能产生。颁发（发布）性通知内容上比较简单，标题中“事由”一项，多使用“关于颁布”、“关于发布”、“关于实施”等词语；正文部分只讲明颁布（发布）的法规名称、该法规实施或生效的日期及相关事项，再提出贯彻执行的要求即可。
例文1:  
关于颁发《〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》的通知 
劳部发〔1994〕66号 各省、自治区、直辖市劳动、人事（劳动人事）厅（局），国务院各部委、各直属机构：  
根据《国务院关于职工工作时间的规定》的实施办法，我们制定了《〈国务院关于职工工作时间的规定〉的实施办法》。现发给你们，请遵照执行，并将执行中的经验和问题按两部的职责范围，分别报送。
附件： 《国务院关于职工工作时间的规定》的实施办法

劳动部 人事部 
 一九九四年二月八日 
附件 
《国务院关于职工工作时间的规定》的实施办法
（略） 
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
例文2:  
国务院关于发布
《国家行政机关公文处理办法》的通知各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委各直属机构：  
现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止。

中华人民共和国国务院办公厅 
二○○○年八月二十四日
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
4. 任免性通知
用于任免和聘用干部的通知，一般只写决定任免、聘用的机关、依据，以及任免、聘用事项，对任免、聘用人员的具体职务要写清楚。
例文： 
××市人民政府关于××等职务任免的通知 
市政发〔××××〕××号  各区、县级市人民政府，市府直属各单位：  
市人民政府经研究决定： 
××任×市人民政府市长助理； 
××任×市人民政府办公厅主任。
免去××市房产管理局副局长、住房制度改革委员会办公室副主任（正局级）职务； 
免去××市土地管理局副局长职务； 
免去××高新技术产业开发区管委会副主任、××高科（集团）总公司副总经理职务。
特此通知。

×市政府办公室
××××年×月×日 
5. 事务性通知
通常由发文缘由、具体事项、执行要求三部分组成。发文缘由写明发通知的原因、目的或根据，不必展开分析；具体事项只告知受文机关需了解、知照的事项；结尾一般仍以“特此通知”作结。
例文1:  
×市人民政府办公室关于加快调整城镇供水、防汛工作业务分工的通知
市政办发〔1996〕210号  各区、县级市人民政府，市府直属各单位： 
根据《×省人民政府办公厅关于调整城镇供水，防汛》工作业务分工的通知》 (×政办发〔1996〕81号）精神，市政府要求认真做好我市的调整工作，现就有关问题通知如下：  
一、 充分认识调整城镇供水，防汛工作业务分工的作用……
二、 按照省政府通知精神，我市高速的范围是六县和×区……
三、 城镇供水、防汛工作业务分工移交由区县政府牵头，成立移交工作领导小组……
四、 为了确保城镇供水、防汛工作业务分工调整平稳有序地进行，人员的移交由劳动人事部门牵头，1996年4月8日（省政府第六次常务会议作出移交决定之日）报表数为准……
五、 城镇供水、防汛工作业务调整后，水利部门要加管理，合理调整供水水价，不断提高效益，把供水产业尽快推向市场……

×市人民政府办公室
一九九六年十二月十一日
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
此篇为事务性通知，对调整城镇供水、防汛工作的相关事宜做了详细告知，条理清晰，语义明确。
  例文2:  
海南省管理现代化研究会
琼管研会函〔2010〕2号
关于举办《第十二期高级公文写作》培训班的
通  知 各有关单位： 
为了提高我省企、事业单位公文写作人员的职业素养和业务技能，本研究会已成功举办了十一期培训班。各参训人员反映热烈，认为培训内容针对性、实用性强，感觉收获很多。为满足各企、事业单位的需求本会将于5月14日～15日在海口举办《第十二期高级公文写作》培训班。课程内容围绕公文写作与公文处理、并以实例讲授、小组研讨、集体训练为主要培训形式，使学员的业务能力有明显提高。为此，请安排有关人员参加学习。
【培训对象】 办公室主任、行政助理、主管文职人员;总经理、董事长秘书等
【培训方式】 实例讲授、小组研讨、集体训练、案例研讨、脑力激荡
【培训课时】 6课时/天    【培训费用】 580元/人
【培训时间】 2010年5月14～15日
【培训地址】 海南大学邵逸夫学术交流中心会议室
【银行账号】 单 位 海南省管理现代化研究会 
账 号 （略）
开户行： 交通银行海口海甸支行
报名地址：  海口市海府路38号银都大厦404室
联系电话：  （略） 传 真：  （略）
联系人：  邱××  姜××
 E-mail:hanying88@126.com
特此通知!

二○一○年四月十九日
回 执 表
姓 名单 位职 务电 话手 机［文章来源： 中国中小企业信息网 ］
会议通知也属事务性通知，是组织会议的单位制发的公文，但写法又与一般事务性通知有所不同。会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，所需准确的材料等。
例文3:  
关于举办公文处理和公文写作高级研修班的通知   为认真贯彻执行中办《党的机关公文处理条例》和国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，提高有关领导和办公室人员公文处理和公文写作能力，更好地适应办公室工作规范化、制度化、科学化的新要求，我中心经与×市委办公室议，拟自2000年4月起连续在×市举办“高级研修班”，现将有关事项通知如下：  
一、 研修主题 
办公室公文处理和公文写作规范化。
二、 主要内容 
1. 《中国共产党机关公文处理条例》、国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》专题讲座； 
2. 公文处理规范化； 
3. 公文写作规范化； 
4. 当前秘书工作发展的形势、任务和要求； 
5. 现代秘书工作网上办公。
三、 开班时间 
第一期2000年4月23日～27日 
第二期2000年5月21日～25日 
第三期2000年6月25日～29日 
四、 参加对象 
1. 各级党委、政府办公厅（室）有关领导及文秘工作人员； 
2. 国有大型企业办公室领导及文秘工作人员； 
3. 事业单位、社团组织办公室领导、文秘及业务人员。
五、 主讲教师 
1. 中央国家机关有关公文写作、公文处理的领导与专家； 
2. 有关高等院校、研究机构专门从事公文教学和研究的教授。
六、 费用标准 
1. 培训费： 600元/人，主要用于授课费用、教学场地租金、教学器材、教材费用及其他会务开支； 
2. 食宿统一安排，费用自理；教学实习自愿参加，费用另收。
七、 承办单位和报名方法 
三期研修班均由×市委办公室承办。
报名人员请认真填写好《报名回执表》，并于2000年3月30日前寄到或传真至×市委办公室。
邮编： （略）
联系电话： （略）
联 系 人： ×××
八、 培训报到地址 
×市委办公室，即： ×市榕湖南路5号漓江村酒家。
联系电话： （略）
××秘书科学技术研究中心 联系人： ××
联系电话： （略）
附件 
全国公文处理和公文写作高级研修班报名回执表 
（略） 

××秘书科学技术研究中心办公室 
二○○○年三月八日 
［文章来源： 西祠胡同（http://www.xici.net) ］
本文为培训班、研修班通知，性质与会议通知相似，应写明举办培训班、研修班的原因、目的、名称，具体事项要详尽，尤其是时间、地点以及其他要求必须明确。
二、 通报（一） 文种释义  通报是各级行政机关、社会团体、企事业单位等使用的知照性公文，主要用于表彰先进、表扬好人好事、批评错误和不良现象，从而达到宣传、教育和改进工作的目的，还可起到传达重要精神、通告情况、互通信息的作用。其目的是交流经验，吸取教训，教育群众，推动工作的进一步开展。
通报具有真实性、典型性和时效性的特点。
 (1)  真实性。所谓真实性，是指所通报的材料完全真实，不虚构、不浮夸，必须经过慎重核实；
 (2)  典型性。所谓典型性，是指通报的事实具有普遍性、代表性和针对性，即具有典型的教育或指导意义；
 (3)  时效性。所谓时效性，是指通报要及时，以最快的速度发出，最大限度地发挥通报的效用，只有这样，通报才能起到应有的作用。
（二） 基本格式
通报一般由标题、主送机关、正文、发文机关和日期组成。
1. 标题
一般来说，通报的标题都属于标准式标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成。也有省略式，省略发文机关。
2. 主送机关
通报一般都有主送机关，尤其是发文机关级别偏高，并要求下级机关特别注意或贯彻执行的，正文之前都要写主送机关。但也有不写的，如果不写，要在正文左侧下角注